Notfallplan

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Der Notfallplan –
Übersicht mit Praxisvorlagen
des Kölner Notfallverbundes

Lageplan

Muster Lageplan 1, Lageplan 2 (Kölner Notfallverbund nach Vorlage LWL Landschaftsverband Westfalen-Lippe)

Ablaufplan

Der Ablaufplan für Notfallmaßnahmen listet in zeitlicher Abfolge die wichtigsten Arbeitsschritte auf, die in von Feuer oder Wasser verursachten Notfällen durchzuführen oder zu veranlassen sind: von der Feststellung des Notfalls und Alarmauslösung über die Einweisung der Hilfsdienste und die Notfallbekämpfung bis hin zur Bergung und Sicherung des Archivguts.
Der Ablaufplan wird ergänzt durch eine Telefonliste mit den Rufnummern derjenigen Mitarbeiter:innen, die im Alarmfall unter Leitung des Notfallbeauftragten zur Verfügung stehen (Notfallgruppe) sowie der Ansprechpartner:innen im Notfallverbund und externer Unterstützungskräfte, von Versorgungsunternehmen und technischen Diensten und von Transportdiensten, Kühlhäusern und für die Materialbeschaffung relevanten Firmen. Die Telefonliste muss in jeder Einrichtung durch den/die Notfallbeauftragte/n laufend aktualisiert werden. Ablaufplan und zugehörige Telefonliste sind primär als Hilfsmittel für die Notfallbeauftragten und deren Mitarbeiter:innen gedacht. [Quelle: Staatliche Archive in Bayern Notfallrahmenplan 3.1.]

Vorlage Ablaufpan (Arbeitsschritte) (Kölner Notfallverbund / LWL)

Alarmplan / Alarmierungsplan

Im Alarmplan sind neben den Rufnummern von Polizei, Feuerwehr, Notarzt und Rettungsdiensten auch die von (stellv.) Notfallbeauftragten und Sicherheitsbeauftragten sowie der Hausleitung zu verzeichnen und kontinuierlich zu aktualisieren.

Vorlage Alarmplan (Kölner Notfallverbund – nach aktuell geltender Brandschutzordnung der USB Köln, Stand: 10/2021)

Im teilnehmenden Institut wird eine Havarie festgestellt. Dort wird die Lage beurteilt und entschieden:

  • Kleiner Schaden: Bearbeitung mit eigenen Mitteln, ggf. eigener Notfallausstattung [Link/Anker zu entspr. Praxismaterial]
  • Begrenzter Schaden: Alarmierung des Notfallverbundes (ganz oder teilweise)
  • Umfassender Schaden: Alarmierung der Feuerwehr, ggf. danach: Alarmierung des Notfallverbundes

Die Alarmierung des Notfallkoordinators (Vorsitzende:r des Notfallverbundes, im Falle der Nicht-Erreichbarkeit Stellvertreter:in) erfolgt durch eine/n Mitarbeiter:in / Vertreter:in der von einem Schadensfall betroffenen Institution.

Der oder diejenige, der/die den Schaden meldet, entscheidet gemeinsam mit der/dem Koordinierenden, ob der gesamte Notfallverbund über eine Telefonkette alarmiert wird, oder ob nur einzelne Kolleginnen und Kollegen aktiviert werden sollen.

Alarmierungsplan: Checkliste „Erstinformation über Schadensereignis an Vorsitzende:n des Kölner Notfallverbundes“ (Kölner NFV)

Auf der Basis dieser übermittelten Informationen erfolgt die Erstbenachrichtigung des Notfallverbunds durch den/die Notfallkoordinator:in oder ggf. den/die nächste/n Ansprechpartner:in auf der Liste der Notfallbeauftragten. Über die TEAM-Seite wird ein Zugang zu einem SMS-Creator-System (Anbieter: Funkalarm-Eging) vorgehalten, mit dem der gesamte Notfallverbund in Form einer Notfall-Kurz-SMS über den eingetretenen Notfall in Kenntnis gesetzt wird. Die SMS beinhaltet einen (teil)standardisierten Text nach folgendem Schema:

  • Schadenseinschätzung: Begrenzter Notfall / Umfassender Notfall
  • Schadensort: Adresse
  • Schadensart: Wasser / Feuer / Gebäudeschaden
  • Handlungsaufforderung: Begeben Sie sich zum Schadensort! Alternativ: Warten Sie weitere Informationen ab!

Bergungsplan

Die Notfallboxen sollten nicht im Magazin, sondern möglichst in der Nähe des Haupteingangsbereichs des Gebäudes aufbewahrt werden; der Standort sollte im Bergungsplan möglichst exakt beschrieben und allen Zuständigen bekannt sein.

Inhalt Notfallbox des LVR (Landschaftsverband Rheinland)

Unabhängig davon, ob ein Notfall durch Feuer oder Wasser ausgelöst wird, stets spielt der Faktor Zeit eine entscheidende Rolle bei der Schadensbegrenzung. Je schneller die beschädigten Medien geborgen werden, desto größer ist die Chance, sie mit geringem
Aufwand wieder herrichten zu können. Der dafür notwendige rasche und reibungslose Bergungsverlauf kann durch detailliert vorbereitete Raum- und Lagepläne maßgeblich unterstützt werden.

Muster Bauplan 1, Bauplan 2, Bauplan 3 (LWL Landschaftsverband Westfalen-Lippe)

Die Magazinbelegungs-/Evakuierungstabelle sollte im Notfallplan in zwei Fassungen vorliegen (Sortierung mit MS-Excel):

1. Eine Fassung geordnet nach Etagen und Magazinen.
2. Eine Fassung geordnet nach Prioritätenstufen und innerhalb derselben Prioritätenstufen nach Etagen/Magazinen.

Neben einer tabellarischen Form für Magazinbelegungs- und Evakuierungsplan sollte der Notfallplan auch eine grafische Darstellung beinhalten

Um im Notfall auch für Feuerwehr oder andere externe Unterstützungskräfte eine schnelle Orientierung zu ermöglichen, empfiehlt sich zusätzlich die Markierung der Regale (an den Stirnseiten zu den Gängen hin) mit Kulturgut der Priorität 1 im Magazin selbst. Sinnvoll ist das Anbringen von fluoreszierenden Schildern in Signalfarben und der Aufschrift: Priorität 1.

hilfreiche Literatur:

Leitfaden für die Erstellung eines Notfallplans
Universitätsbibliothek Basel / Bundesamt für Bevölkerungsschutz, Fachbereich Kulturgüterschutz

Merkblatt Kulturgutschutz / Merkblatt zur Erstellung von Notfallplänen
Berliner Feuerwehr